Gerar PDF de e-mail

Um pedido bem comum tem sido salvar o conteúdo de e-mails como PDF para instruir processos.

Nos computadores da Câmara temos um aplicativo do Office que pode ajudar, sendo integrado ao Outlook, o One Note.

Veja abaixo como fazer:

 

 

01-ABRIR ONE NOTE NO E-MAIL

  1) Selecione o One Note dentro do e-mail que se quer salvar.

IMPORTANTE: a primeira vez que se abre o One Note ele pede a entrada na nuvem da Microsoft. Se isso acontecer, apenas cancele.

 

 

 

 

 

 

02-ESCOLHER BLOCO DO ONE NOTE

 

2) Se aparecer a escolha de bloco, escolha “Anotações Rápidas”

  Dica: para não precisar fazer isso sempre, clique na opção “Sempre enviar…” para usar o mesmo local do One Note. Claro, se souber o que está fazendo, organize como preferir.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

03 - ARQUIVO_EXPORTAR

    3) Vai aparecer o e-mail dentro do One Note. Agora escolha a opção PDF” e depois clique em Exportar”.

 

 

 

eProc – Marcadores de Processos

Olá, pessoal,

Implementamos nova funcionalidade no eProc surgida a partir da análise de dificuldade apontada pelo colega Diego (obrigada, Diego!), do Setor de Ingressos e Acompanhamento (SIA). Certamente, a nova função será útil a diversos outros setores e colegas.

Qual o problema resolvido?

No SIA, costuma-se trabalhar, simultaneamente,  com diversos processos que se encontram em diferentes situações. No caso de processos em papel, para fins de organização, dependendo da situação em que se encontram, os processos são armazenados temporariamente em pastas específicas: expedientes aguardando documentos do ingressante são armazenados em uma pasta (física) chamada “Aguardando Documentos”; o mesmo ocorre, por exemplo, com processos aguardando assinatura, que permanecem em uma pasta  denominada “Aguardando Assinatura”. No caso de processos eletrônicos, não havia como efetuar esse arquivamento temporário em pastas, o que se pretende resolver com os Marcadores de Processo.

Como o problema é resolvido?

Os marcadores desenvolvidos constituem-se em uma forma de organizar processos. Uma vez criado, o marcador pode ser associado a qualquer expediente eletrônico e os processos podem ser recuperados a partir dos marcadores.

Como utilizar?

Criando um marcador

Cada setor pode criar seus próprios marcadores, o que pode ser feito através do menu “Utilitários > Marcadores de Processo -> Novo Marcador”.  À medida que os marcadores vão sendo criados, eles passam a aparecer nessa mesma tela e é possível editá-los (mudar o  título, descrição ou cor) ou removê-los.

menu

 

 

 

 

 

novo marcador

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Marcando um processo

Para associar um marcador a um processo, entra-se nos detalhes do processo eletrônico, seleciona-se o item “Marcadores” e seleciona-se o marcador desejado (*). Vários marcadores podem ser associados ao mesmo processo (o que extrapola a possibilidade do mundo físico, já que marcador é uma espécie de  pasta e que um processo eletrônico pode estar em várias pastas ao mesmo tempo).

associando

 

(*) Se ao marcar um processo, você não visualizar o marcador colorido ao lado do processo na Mesa De trabalho, por favor, clique em F5 para atualizar a página.

Visualizando processos marcados

Há  três formas de visualizar processos com marcadores associados. A primeira delas é diretamente na Mesa de Trabalho (passe o mouse por cima da “bolinha” para ver o título do marcador”):

 

forma1bolinha

 

 

A segunda forma ainda diz respeito à Mesa de Trabalho, mas utilizando a opção “Filtrar”:

forma3

 

 

 

 

 

 

 

 

A terceira forma de visualizar processos sob determinado marcador é acessando a tela “Utilitários > Marcadores de Processos”, que exibirá todos os marcadores e o total de processos  associados a  cada um deles. Clicando no número de processos, é possível visualizar a lista de expedientes com o marcador específico:

listamarcados

Desmarcando um processo

Para desmarcar um processo, basta entrar novamente em seus detalhes e desassociar o marcador:

desassociar

 

 

 

Pontos importantes

  • Marcadores são “propriedade” de unidades (setores, seções, serviços, gabinetes, etc.) e não de pessoas específicas. Se o funcionário de uma área remover um marcador, ele não estará mais disponível para o setor e todos os processos associados perderão a marcação;
  • Na remoção de um marcador, ele deixa de existir e todos os processos associados a ele perdem a marcação;
  • Na Informática, entramos em um dilema sobre um processo perder os marcadores quando não está mais na carga de um setor. Se isso acontecesse, perder-se-ia o poder da funcionalidade no que diz respeito ao controle de processos que não se encontram mais no setor mas que ainda se encontram em uma determinada situação que é de interesse monitorar. Após muita discussão, decidimos deixar que as áreas efetuem  a “desmarcação” depois que um processo sai de determinada situação ou do setor; se nada for feito, o marcador permanecerá associado ao processo indefinidamente.

 

A nova funcionalidade já está disponível no eProc. Utilizem-na e deixem-nos saber o que acharam. Também é possível utilizar livremente nosso ambiente de testes, disponível em http://eproc-stg.cmpa.local (para entrar, digite um nome de usuário válido e qualquer informação como senha).

Marcia Almeida – Coordenadora da Assessoria de Informática

 

Minha foto com Hellmann’s #sqn

 

info

No sentido horário, começando pelo cantinho esquerdo: Rafa Abreu, eu, Aron, Michele, Camila, Lissandro e Pellini

A foto acima retrata um momento feliz da Informática ocorrido no dia de hoje, quando fotografávamos para o concurso “Minha foto com Hellmann’s” e… Não. O concurso é fictício e eu o inventei para alegrar o povo em um momento emocionante para nós: hoje, a Michele e o Aron nos deixaram por força contratual. Pessoas  incríveis, estagiários exemplares, parceiros para qualquer atividade (até para participar de um concurso que sabem que não existe).

Muitas vezes eu comento com meus colegas e me cobro por não termos condições de passar aos nossos estagiários todo o conhecimento que eu gostaria – em frequentes oportunidades, eles acabam sendo mão-de-obra barata quando deveriam estar aprendendo, recebendo formação técnica. Quando me culpo assim, logo me absolvo, primeiro, porque trabalho duro para melhorar as condições de trabalho, segundo, porque nem tudo é conhecimento técnico.

Os estagiários que hoje saem para alçar novos vôos deixam muito de si, mas também levam um tanto de nós que não é exatamente conhecimento acadêmico: o saber que pessoas são maiores que a tecnologia, o respeito ao serviço público e àquilo  que não é nosso mas que é cuidado como se fosse; levam a experiência de trabalhar em uma equipe integrada por pessoas muitíssimo diferentes mas que abraçam suas diferenças e que trabalham juntas para produzir coisas incríveis; levam o conhecimento sobre a postura que se deve ter no caos e no conflito, sobre a empatia que se deve ter com quem tem a pretensão de nos enlouquecer e a magnanimidade no agir com quem nos xinga e nem desconfia da complexidade de nossos afazeres. Enfim.

São seres incríveis, os nossos ex-estagiários,  e ao observar isso, deixo minha tristezazinha de lado e me alegro não somente por eles, mas também por mim e por  meus colegas, que podemos nos refletir  um pouquinho naqueles dois profissionais.

À Michele e ao Aron, nosso afeto e gratidão pelo tempo que caminharam conosco! E ao restante da Assessoria de Informática: eu já disse que vocês são maravilhosos hoje?

Marcia Almeida – Coordenadora da Assessoria de Informática

eProc – Levantamento Patrimonial

Olá, pessoal,

Em conjunto com os colegas da Seção de Materiais e Patrimônio e do Setor de Patrimônio, temos a satisfação de apresentar o Levantamento Patrimonial, a nova funcionalidade do eProc através da qual aquelas duas áreas passarão a organizar as atividades que envolvem o inventário de bens deste Legislativo já a partir deste primeiro semestre de 2017.

O que é?

O levantamento de bens patrimoniais é o procedimento previsto pela Resolução de Mesa nº 356/2006 (acessem aqui).

Como funciona atualmente?

A cada semestre, o Setor de Patrimônio emite relatórios de bens lotados nos diferentes espaços físicos da Casa, o que resulta na elaboração de 150 listagens em papel, as quais são impressas e distribuídas, mediante protocolo, uma a uma, aos responsáveis por cada espaço, que devem efetuar a conferência dos bens e apresentar o resultado ao Patrimônio em um prazo de 15 dias corridos e contados a partir da data de recebimento da lista.

A rotina é bastante manual, trabalhosa e excessivamente burocrática, envolvendo a elaboração de despachos à mão, aposições de assinaturas e carimbos, a anexação de documentos auxiliares, a entrega presencial de documentos, entre outras atividades que resultam em um processo físico composto de 10 volumes, totalizando aproximadamente 4.000 páginas a cada semestre.

São outras desvantagens da forma atual de operacionalização da rotina:

  • Como o processo se dá por meio de documentos físicos, existentes em grande quantidade, advindos das mais diversas áreas, há grande possibilidade de extravio de artefatos;
  • Pela quantidade de bens, espaços e listagens e a  inexistência de sistema de apoio, a atividade de gerenciamento e controle de prazos pelo Setor de Patrimônio torna-se complexa;
  • Como os resultados são registrados à mão em papel, não há possibilidade de se organizar os dados de forma a visualizá-los ou manipulá-los facilmente, dificultando a realização de atividades como a busca por informações ou a elaboração de relatórios.

Quais os benefícios que a nova funcionalidae trará?

A implantação do processo virtual trará os seguintes benefícios:

  • Desburocratização da atividade de levantamento patrimonial, já que os processos tramitarão virtualmente, de forma célere, sem a necessidade de trâmite físico e entrega presencial de documentos e expedientes;
  • Economia de recursos materiais com a eliminação do uso de papel, capas de processo, cópias e impressões;
  • Eliminação da possibilidade de extravio de documentos;
  • Eliminação da necessidade de alocação de espaço físico para armazenamento de processos em papel no Setor de Arquivo, cuja capacidade se encontra praticamente exaurida;
  • Estruturação dos dados relativos ao levantamento, permitindo a consulta permanente às informações de forma rápida e facilitada por todos os setores da Casa.

Como funcionará?

Em uma etapa prévia ao lançamento da funcionalidade, que consistia em preparar os dados para o processo virtual,  o Setor de Patrimônio emitiu planilha contendo os  bens patrimoniais da CMPA e suas respectivas lotações em espaços físicos; a Assessoria de Informática, utilizando a planilha, organizou todos os espaços da Casa e os vinculou a um setor responsável, passando todos os dados ao eProc; o eProc, agora conhecedor dos bens da Casa, seus espaços, seus setores e cada um dos respectivos responsáveis, utilizou as informações de forma a gerar automaticamente os relatórios até então gerados manualmente e a expedir tantos processos virtuais quantos sejam os espaços a inventariar.

Na próxima quinta-feira, 04/05, o Setor de Patrimônio acionará a geração automática dos processos de Levantamento Patrimonial. A partir da geração, cada responsável por espaço físico receberá um ou mais processos em sua Mesa de Trabalho no eProc. O processo conterá um documento anexo, que é o relatório de bens lotados no respectivo espaço físico. Tanto no despacho inicial do processo eletrônico quanto no relatório IBP anexo, haverá indicação do prazo final para retorno dos resultados do levantamento ao Setor de Patrimônio. Abaixo, o exemplo de tramitação completa utilizando a Assessoria de Informática como caso de estudo:

1. Geração dos processos pelo Setor de Patrimônio e encaminhamento automático para os responsáveis por cada espaço

Neste passo, não há intervenção dos usuários, apenas de funcionário lotado no Setor de Patrimônio;

2. Chegada dos processos às Mesas de Trabalho dos responsáveis

Na imagem, o processo de responsabilidade da chefia da Assessoria de Informática

1-na_mesa_do_responsavel

3. Visualização dos detalhes do processo pela chefia/responsável

Através do botão “Ver Detalhes” na Mesa de Trabalho, o responsável terá acesso aos detalhes do processo. Atenção ao relatório IBP anexo e ao prazo final para devolução do processo ao Setor de Patrimônio

2-detalhes_do_processo

Detalhes do processo

4. Registro de resultados de conferência   ou encaminhamento

Tendo o processo em carga, o responsável pelo espaço físico pode mantê-lo em sua Mesa ou pode encaminhá-lo adiante. No caso da Informática, o funcionário designado para efetuar o levantamento é o colega Rogério Colpes, a quem será encaminhado o processo virtual através do botão “Encaminhar”, na tela de detalhes do processo. Nesta etapa do trabalho, o processo continuará no estado “Levantamento em andamento”;

5. Registro de resultados de conferência

Não importando quantas vezes o processo  seja passado adiante, em um momento (ou vários, dependendo de como a conferência será efetuada) deve haver  o registro dos resultados da conferência. Na forma antiga de proceder, o funcionário responsável pelo inventário escrevia à mão as ocorrências no relatório recebido em papel e o enviava ao Patrimônio. Na nova implementação, o responsável provavelmente imprimirá o relatório para facilitar a conferência  (em frente e verso e modo rascunho, preferivelmente) e registrará suas observações em área específica do sistema. Para acesso à área específica, o usuário deve clicar no botão “Registrar Resultados do Levantamento” (veja imagem).

 

3-botao registrar resultados

 

A partir do clique no botão “Registrar…”, será exibida tela em que constam campos específicos para comunicar sobre bens que se encontram listados e não encontrados no setor, o inverso, ou para assinalar que não há divergência entre o que consta no setor e o que foi apontado pelo Setor de Patrimônio (vejam imagem). As informações podem ser  registradas aos poucos e salvas em momentos distintos, já que geralmente é grande a quantidade de bens a inventariar em cada espaço físico. Não esqueçam de clicar no botão “Salvar” a cada edição de informação.

4-salvando os resultados

 

 6. Encaminhamento à chefia ou finalização ao Setor de Patrimônio

Após ter sido realizada a conferência de todos os bens constantes no relatório IBP  e de serem procedidos todos os registros pertinentes, dependendo de como o processo tramitou, ele será encaminhado à chefia (no nosso caso, o colega Rogério Colpes retornará à Coordenadora da Informática) utilizando o botão “Encaminhar”.  Em tendo recebido o processo (ou estando com a carga), a chefia poderá continuar editando resultados ou poderá finalizar a atividade clicando no botão específico (vejam a imagem). Conforme Resolução de Mesa, somente as chefias poderão finalizar o levantamento (chefias de setores, seções, serviços, diretores, presidente, vereadores e vereadores líderes de bancadas).

5-resgistrar ou finalizar

Continuar registrando ou finalizar

 

O próprio eProc constrói o despacho final, em que são agrupadas as informações prestadas e é assinada declaração do responsável (vejam imagem)

6-finalizado

Declaração e informações registradas

7. Notificação

A RM 356/2006 prevê o retorno dos resultados ao Setor de Patrimônio em 15 dias a contar de sua expedição. Para facilitar o controle pelo Setor de Patrimônio, na forma virtual de operacionalização da rotina, a partir do 5º dia de criação do processo, o eProc passará a enviar notificações diárias por e-mail às chefias, lembrando-as do prazo para finalização da conferência dos bens sob sua guarda e responsabilidade.

Considerações finais

Apesar de todo o trabalho prévio de organização de dados, é possível que eventuais  inconsistências sejam encontradas, principalmente pelo tempo decorrido desde a elaboração da planilha de bens submetida ao eProc e  as alterações de lotações  ocorridas até a geração dos processos virtuais; também, é possível que pequenos problemas possam ser identificados na própria ferramenta, apesar da quantidade de testes e simulações realizadas, entretanto, o  Setor de Patrimônio e a Assessoria de Informática estão à disposição para auxiliar os usuários em caso de dificuldades.

O trabalho realizado  teve como iniciativa uma solicitação da Seção de Materiais e Patrimônio e do Setor de Patrimônio  que a Assessoria de Informática teve grande prazer  em concretizar. Ainda há o que evoluir, mas os benefícios serão obtidos em breve.

Como sempre, estamos prontos a receber críticas, sugestões e elogios (para comentar, clique aqui).

 

Marcia Almeida – Coordenadora da  Assessoria de Informática

 

 

 

Informando nº 02

A segunda edição do informando está disponível (ali acima, no menu Informativos).  Nesse nº 02, falamos sobre o vírus Spora Ransomware, passamos informações sobre a rede wi-fi, entre outras informações importantes para o usuário.

Boa leitura!

 

Marcia Almeida – Coordenadora da Assessoria de Informática

Nova ferramenta de comunicação da Assessoria de Informática

Olá,

Diariamente, a partir do atendimento dos chamados registrados no Helpdesk e de outras atividades desenvolvidas por esta equipe, detectamos algumas situações interessantes de serem levadas ao conhecimento dos demais usuários da Casa. São, por exemplo, avisos, respostas a dúvidas específicas, esclarecimentos sobre ferramentas, entre outras informações que podem ser úteis no desempenho das atividades rotineiras.

Como a conversa diária é inviável e o envio frequente de e-mails não é prática recomendável, tive a ideia de criar o informando, boletim que abordará, brevemente, assuntos dignos de serem compartilhados. Será publicado sempre que tivermos um certo volume de informações a compartilhar.

Hoje, lançamos nossa primeira edição, que está disponível no menu “Informativos” deste blog ou aqui.

Como sempre, críticas e sugestões são bem-vindas!

Marcia Almeida – Coordenadora da Assessoria de Informática

eProc – Sobre arquivamento de processos

Olá, pessoal, tudo bem?

O texto de hoje abordará uma questão que identificamos através de nossa tarefa diária de monitorar os processos do eProc. Trata-se de uma situação difícil enfrentada por um colega e cujo desfecho poderia ter sido mais  feliz se o sistema contasse com uma certa funcionalidade.

Aconteceu assim: um colega “A” criou um processo eletrônico e apresentou sua demanda a sua chefia “B”. A chefia “B” encaminhou o processo à área “C”, para atendimento da demanda. A área “C” elaborou despacho informando que a situação, de praxe, era resolvida pela área “B”  e arquivou o processo, não o encaminhando a setor algum. Meses depois, quando o colega “A” passou novamente pela situação problemática para a qual havia pedido solução, verificou que o processo fora encerrado havia meses, sem providências.

Quando verificamos o que tinha ocorrido, ficou claro que faltava ao eProc a capacidade de avisar o criador do processo em caso de arquivamento – medida simples, mas bastante útil. Adicionalmente, achamos interessante permitir que quem havia criado o expediente também pudesse desarquivá-lo, reiniciando seu trâmite. Essas são as duas novas funcionalidades que detalharemos a seguir.

Como funciona o novo arquivamento e o desarquivamento de processos no eProc?

Inicialmente, é importante lembrar que no eProc existem processos com fluxo definido, como solicitações de água, férias e licença-prêmio, e processos genéricos, que podem tratar dos mais diferentes assuntos. Abordaremos aqui o arquivamento de processos do segundo tipo, os genéricos. Processos com fluxo definido têm sua própria forma de arquivamento, que não será aqui tratada.

Passando à explicação: há dois caminhos para se arquivar um processo. O primeiro deles  é selecionando a ação Arquivar Processo no menu específico de processo que conste em sua Mesa de Trabalho. Ao se escolher essa opção, é exibida tela para informação das razões do arquivamento. Após digitar, basta clicar no botão “Assinar eletronicamente e enviar” para concluir a ação (veja imagem abaixo).

tutorial_arquivamento_1

O segundo caminho que pode ser utilizado para arquivar é através do botão Tramitar do menu específico de um processo que esteja em sua Mesa de Trabalho. A imagem abaixo (clique sobre ela para aumentá-la) apresenta as etapas a serem seguidas para efetuar o arquivamento:

tutorial_arquivamento_2

Após a assinatura e envio, o usuário é redirecionado a sua Mesa de Trabalho.

Notificação sobre o arquivamento

Assim que um processo eletrônico é arquivado, o eProc envia uma notificação, por e-mail, ao funcionário que o criou, avisando-o do arquivamento. A ideia da notificação por e-mail, apesar de simples, evitaria que o funcionário “A” de nosso relato esquecesse de sua solicitação e ignorasse seu arquivamento. Abaixo, apresentamos exemplo de e-mail enviado automaticamente pelo sistema:

tutorial_arquivamento_4

Observe-se que, se a caixa de correio do criador do processo estiver lotada, o e-mail não será entregue, daí também a importância de se gerenciar adequadamente a caixa, o que já é objeto de Ordem de Serviço na CMPA.

Desarquivamento de processos

Uma vez arquivado o processo, sua tramitação cessa, situação que pode ser revertida através do desarquivamento, procedimento que fica disponível ao usuário logado no sistema, desde que atendidas algumas condições:

- o usuário que deseja efetuar o desarquivamento é o criador do processo (vejam bem, é o criador, e não o(s) requerente(s). São conceitos distintos e as diferenças serão objeto de outro tutorial); ou

- o usuário que deseja efetuar o desarquivamento está lotado em um setor por onde o processo já tramitou antes de ser arquivado; ou

- o usuário detém cargo de Diretor-Geral.

As condições podem parecer estranhas a princípio, mas falaremos sobre isso mais adiante, no próximo tópico.

Para processos e usuários que satisfizerem as condições definidas no eProc, a opção de desarquivamento ficará disponível conforme a figura abaixo:

tutorial_arquivamento_5

 

Uma vez desarquivado o processo, a carga é registrada para o usuário que o desarquivou, permanecendo em sua Mesa de Trabalho até que seja encaminhado.

Sobre as regras e condições para arquivamento e desarquivamento de processos eletrônicos

Para alguns colegas, principalmente para aqueles que se encontram na Câmara há tempos, alguns aspectos envolvendo as novas funcionalidades podem parecer estranhos, já que diferem do disposto na RM nº 369/07, que disciplina a autuação de processos  na CMPA (disponível aqui).  A norma, no entanto, abrange os processos físicos e já se encontra desatualizada diante das incontávis alterações de rotinas da Casa  ao longo de uma década.

A desatualização da norma é ainda mais gritante quando se considera que não acompanhou  a implantação do eProc como ferramenta de processo eletrônico neste Legislativo. Não faz sentido, por exemplo, que um antigo memorando em papel, substituído por um processo eletrônico, possa somente ser arquivado por um dos diretores da Casa, como prevê a RM 369/07 em seu Art. 18. Então, o que fizemos foi eleger um conjunto mínimo e razoável de condições para tornar possíveis o arquivamento e desarquivamento virtuais, ainda que o conceito divirja para processos físicos e eletrônicos.

A última  razão para se proceder à mudança da norma é muito maior do que a própria norma e foi, mesmo, o que originou a sua edição: a implantação do Sistema de Protocolo (Sisprot). Para quem não sabe, o Sisprot foi criado e implantado na Casa em  2002 por mim (Marcia Almeida) e meus colegas Oli e Darcy, sob coordenação de nosso chefe à época, nosso colega Lauro Roberto dos Anjos. Lá se vão 15 anos e nosso “filho feinho” (vejam a fotinho do alter ego dele mais abaixo), como eu o chamo, certamente não resistirá à nossa próxima atualização tecnológica, a ocorrer possivelmente ainda em 2017. O impacto é que, se não adotadas as medidas necessárias para que a substituição do Sisprot ocorra de maneira controlada, tranquila, sem sobressaltos, a Câmara ver-se-á sem sistema de controle de processos, o que geraria um caos administrativo. O assunto será levado à próxima administração, que certamente nos apoiará nesse que talvez seja o mais importante projeto de TI já desenvolvido na CMPA.

 

sisprot ogrinho
Sisprot Ogrinho

 Era isso por hoje. Se tiverem dúvidas, por favor, deixem-nos saber clicando aqui e registrando sua manifestação. E sugestões são sempre, sempre bem vindas.

Marcia Almeida – Coordenadora da Assessoria de Informática

 

 

eProc – Notificações e acompanhamento de tramitação

Olá, pessoal,

No dia de ontem (16/11), lançamos uma nova versão do eProc com ajuste de algumas funcionalidades e implementação de outras há muito solicitadas por nossos usuários. A primeira modificação diz respeito ao envio de notificações aos usuários quando processos eletrônicos chegam as suas mesas de trabalho. Antes de explicar o funcionamento do mecanismo, porém, é necessário esclarecer que existem dois tipos de processos eletrônicos: aqueles com fluxo definido e os genéricos. Processos com fluxos definidos são aqueles cuja tramitação é invariável, como solicitação de férias, licença-prêmio, representação externa, indev, entre outros. Já os processos genéricos são aqueles criados através do menu “Criar processo” no eProc.

Sabendo disso, passemos à explicação sobre o envio de notificações.

Quando um processo genérico chega à Mesa de Trabalho de um setor, todos os funcionários lotados naquele setor recebem a notificação por e-mail, a menos que o processo eletrônico tenha sido encaminhado a um funcionário específico, caso em que somente esse funcionário receberá o aviso. É claro que se a caixa de correio do funcionário estiver lotada, a notificação não será entregue, então, é  importante manter a caixa de correio com espaço, o que já é orientação que consta nas políticas de TI da Casa (acesse aqui a OS sobre utilização do correio eletrônico).

O sistema de notificações funciona um pouquinho diferente no caso de processos de fluxo definido. Quando esse tipo de expediente eletrônico chega à Mesa de Trabalho do usuário (ou de seu setor), o e-mail de notificação somente é encaminhado se o sistema foi configurado para tanto. A configuração é acertada na modelagem do fluxo, entre a Informática e as equipes envolvidas no desenho da rotina. Essa foi a causa de um problema enfrentado pelo Setor de Tesouraria e seus processos de pagamento do Indev e Representação Externa: como não foi previsto o envio de aviso àquele setor no momento da modelagem da funcionalidade, a mensagem não era encaminhada. Realizamos o ajuste e esperamos que tudo corra bem a partir de agora (nos avisem, Lauro, Jurema e Carla!). Caso outros setores envolvidos em fluxos pré-definidos desejarem receber notificações por e-mail em determinadas etapas da tramitação dos processos eletrônicos, contatem-nos!

 Acompanhamento de processos

Uma funcionalidade que andava fazendo falta (e que havíamos implementado há muuuito tempo no Portal e depois a descontinuamos), é o acompanhamento de processos. Essa rotina permite que os usuários recebam notificação por e-mail a cada tramitação de um processo no qual tenham interesse. Para utilizá-la, basta entrar na tela de detalhes do processo e clicar no botão “Acompanhar” (vejam imagem abaixo).

acompanhar

Para verificar a lista de processos que estão sob seu acompanhamento, na Mesa de Trabalho, é necessário acessar a guia “Acompanhando” (vejam imagem abaixo).

lista acompnahmaento

Se o desejo é por parar de acompanhar determinado processo, basta entrar  na tela de detalhes do processo específico e clicar no botão “Parar de acompanhar” (vejam imagem abaixo)

parar

Era isso, por hoje. Se tiverem novas ideias para agregarmos ao eProc, ficaremos felizes em conhecê-las.

Marcia Almeida – Coordenadora da Assessoria de Informática

 

 

Segurança no eProc – Parte I

Olá, pessoal,

Este é o  primeiro de alguns textos que publicarei sobre segurança no eProc. Nosso principal objetivo é  elucidar  dúvidas sobre a validade de processos virtuais quando comparados aos nossos processos em papel.

Apesar de termos estudado, por anos, minuciosamente, os aspectos de segurança que devem ser observados no desenvolvimento de uma ferramenta como o eProc, muitas vezes nos deparamos com questionamentos sobre sua validade, boa parte deles fundamentada no desconhecimento sobre a matéria. Não raro, esse tipo de questão, dependendo de quem a apresenta e da forma como é apresentada, acaba se transformando em um grande empecilho para que o eProc cumpra sua função de ferramenta otimizadora das rotinas da Casa, e isso, no mínimo, atenta contra o princípio da eficiência.

Notem bem: minha crítica não está relacionada à apresentação de dúvidas. Ter dúvidas é natural e salutar e muitas das dúvidas apresentadas por nossos usuários acabaram por provocar mudanças muito positivas em nossas soluções. Minha crítica relaciona-se ao ao questionamento vazio, quase declaração, advindo da percepção, da impressão, e não do estudo sobre determinado assunto.

O ideal seria que, antes da apresentação de questionamentos,  houvesse a busca pelo  conhecimento, pois se torna muito complicado responder questões complexas quando nosso interlocutor não tem o conhecimento mínimo que permita que ele entenda a explicação, que é o que temos enfrentado.  Posso estar parecendo pouco humilde, mas é assim na computação (e em muitas outras áreas): há conceitos complexos a respeito dos quais só haverá entendimento se forem assimilados conceitos prévios, que figuram como pré-requisitos ao entendimento a que se deseja chegar.

Por outro lado, apesar de o sistema se encontrar em funcionamento desde  2015 e de já termos abordado o assunto da validade em minicursos, palestras, tutoriais em texto, em vídeo e  em reuniões com vários setores da Casa, ainda faltava um guia “definitivo” que contivesse informações e citação de fontes para consulta sobre a matéria, que também é o propósito de ser deste e dos próximos textos que publicaremos.

Então, que comecemos a apresentar o nosso guia!

O eProc e a atividade pouco divertida de mergulhar no mundo jurídico

Para criar o eProc e atualizá-lo até o estado em que se encontra hoje, tivemos de mergulhar  fundo no mundo jurídico. Nos últimos anos, tem sido  intensa a nossa busca pela apreensão do conhecimento que embasa legalmente a existência de ferramentas como o eProc. Foram tantas as pesquisas em leis, artigos jurídicos, consultas  em revistas especializadas, conversas com profissionais de outros órgãos, leituras de sentenças em processos envolvendo recursos de TI, que eu posso citar a qualquer momento o número dos incisos de parágrafos de artigos de leis que validam o eProc. Não foi um processo divertido.

O desejável, no caso, seria que a Câmara reconhecesse a necessidade de qualificação no chamado Direito Eletrônico  e que os profissionais habilitados  dessem suporte à área de TI, o que hoje não ocorre.  O que acontece é que nosso arcabouço de conhecimentos acaba pouco valendo uma vez que não somos profissionais do direito. Por outro lado, qual outra área, além da área de TI,  detém o conhecimento técnico sobre o assunto?

Não há como os setores da Casa não trabalharem de forma conjunta. E não haverá avanço significativo para a Câmara enquanto não houver preocupação institucional com a qualificação de seus quadros. E provavelmente alguém já escreveu isso no passado. E alguém escreverá no futuro. E daí eu penso que já não tenho mais idade para repetir sempre as mesmas coisas, então, realmente, este é o último conjunto de textos que escrevo que conterá alguma crítica sobre a forma de gestão da CMPA. No próximo mês completo vinte anos de Câmara, dez deles na coordenação da TI, então, acho que está “de bom tamanho”.

Voltemos.

eProc – o Início

Antes de implantarmos o eProc, ainda em 2014,  realizamos, com o apoio da Administração,  uma série de mudanças na forma pela qual disponibilizávamos contas de acesso à rede aos nossos usuários. No ano de 2015, sugerimos à Administração que baixasse normas validando nossas práticas, o que foi então acatado. A primeira e principal medida adotada foi recadastrar TODOS os usuários da Casa, inclusive vereadores.

Para efetuar o recadastramento, os usuários compareciam à Assessoria de Informática, munidos de identificação; aqui, após identificados, recebiam as normas de uso da rede corporativa e sistemas, eram informados da política de não compartilhamento de suas credenciais e, ao final das explicações, sanadas as dúvidas eventuais, assinavam documento em que declaravam conhecer as políticas institucionais de TI da CMPA. Cada recadastramento era  acompanhado por duas testemunhas, que também assinavam o termo.

A  providência  foi tomada para que ficasse demarcado o caráter contratual da relação entre o usuário que utiliza a rede e sistemas da Casa e a instituição Câmara Municipal de Porto Alegre. As práticas por nós adotadas são amplamente referidas juridicamente  como forma de caracterização de  ”manifestação da vontade das partes” de que trata o Código de Processo Civil brasileiro quando dispõe sobre contratos. E é  pela existência de um contrato  muito semelhante ao nosso, porém eletrônico, que  vocês podem acessar o Facebook, Whatsapp, podem comprar passagens aéreas e realizar check-in pela Internet, realizar matrícula online em instituições de ensino, etc., utilizando apenas um usuário e senha cadastrados pela Web.

Quem desejar  informações mais detalhadas a respeito de contratos eletrônicos, há fontes citadas ao final deste texto.

A Medida Provisória 2.200-2, de 24 de agosto de 2001

No início, fizemos muito mais do que precisávamos para a cedência de credenciais de rede aos usuários, já que o vínculo empregatício e legal com a Câmara seria suficiente para que fosse  exigida a observação das regras em sua completude. E quanto a nossa maior preocupação, qual ainda seja, o compartilhamento das credenciais com terceiros, a prática já é tratada no Artigo 325, § 1º, I,  do Código Penal brasileiro. Então, por que todo o cuidado? Para que pudéssemos fazer uso, no eProc, de nosso próprio mecanismo de certificação digital previsto no  Art. 10º, § 2º da MP 2.2000-2, PEÇA LEGAL MÁXIMA a dispor sobre comprovação de autoria e integridade de documentos eletrônicos:

 Art. 10. Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória. 

            § 1º As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, na forma do art. 131 da Lei nº 3.071, de 1º de janeiro de 1916 – Código Civil. 

           § 2º O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento. 

E é devido, principalmente, à ignorância sobre a existência da MP e, justificadamente, ao desconhecimento dos aspectos técnicos implementados no eProc para satisfazer o disposto no § 2º do Artigo 10º da norma, que são levantados os questionamentos sobre a validade do sistema. Mas abordaremos cada detalhe nos próximos textos de modo a eliminar cada dúvida de nossos usuários. Não deixem de ler – ou deixem, mas não questionem nem causem entraves ao nosso trabalho mais tarde.

Marcia Almeida – Coordenadora da Assessoria de Informática

 

Referências

Sobre contratos convencionais e eletrônicos

Sobre certificação digital

 

Tutorial eProc versão 2.0 – Parte I

Olá, pessoal!

Como informamos no início da semana,  está disponível  a versão 2.0 do eProc. Nosso analista “Jedi” Rafael Abreu rearquitetou o sistema inteiro para que o software possa viver feliz e permanecer flexível a mudanças por muitos anos – valeu, Rafa, você é demais!

rafa-jedi

Rafa, o maior arquiteto de software das galáxias.

 

Mas deixando os elogios ao Rafa de lado, vocês lembram que lançamos uma pesquisa para saber das preferências dos usuários quanto à forma de treinamento no eProc? Tivemos a participação de 75 colegas, sendo que 29 preferem tutoriais em vídeo, 28 preferem lições em texto e imagens e 18 colegas gostariam que fossem apresentados minicursos presenciais. Como vídeo e texto quase empataram, apresentarei as funcionalidades misturando essas duas modalidades e, quando dispusermos de tempo, organizaremos minicursos em conjunto com a Escola.

Abaixo, pode ser encontrado o vídeo com o primeiro tutorial, que traz explicações, em 12 minutos, sobre a nova forma de criação de processo e aspectos envolvendo notificações (não esqueçam de ligar o áudio do  PC).



Se vocês enfrentarem dificuldades com o áudio, podem fazer o download do vídeo para a própria máquina aqui. Atenção: para salvar o video em seu computador, clique sobre o link com o botão direito do mouse e, a seguir, clique em “Salvar link como”.

Gostaríamos muito de receber dúvidas, críticas e sugestões a fim de continuar melhorando a  ferramenta (utilizem a área de comentários para nos deixar sua mensagem).

Obrigada e até a próxima!

Marcia Almeida – Coordenadora da Assessoria de Informática

 

Créditos:

- Rafa veste manto emprestado do Obi Wan Kenobi

- Capturas de tela produzidas com a ferramenta gratuita Active Presenter

- Áudio editado com a ferramenta gratuita Audacity

- Música: trecho inspirado na canção Por Causa de Você Menina, de  Jorge Ben, e aqui interpretado pela banda InfoFreeJazz.

 

 

 

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